Gestão do tempo: 5 dicas práticas para ser mais produtiva no dia a dia

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O tempo é uma medida objetiva, um recurso finito e impossível de recuperar quando perdido. No relógio, um segundo é um segundo. No calendário, uma semana é sempre uma semana. Em qualquer lugar do mundo. Para qualquer pessoa. Sendo assim, a gestão do tempo é uma habilidade indispensável para a produtividade.

Mas… Por que percebemos o tempo de maneira tão relativa? Aí, estamos falando do tempo mental – como o cérebro percebe a passagem do tempo. Esse, sim, varia. E muito!

Você acha que o tempo está escorrendo pelas suas mãos? Quanto mais você tenta aproveitar seu tempo e dar conta de tudo, pior fica o cenário? Você se sente cada vez mais mais cansada, mais estressada e mais frustrada?

Isso significa que você pode usar melhor esse recurso, e você está no lugar certo! Aqui estão 5 dicas práticas para gerir melhor o seu tempo e ser mais produtiva.

Dica 1: Aceitar a Realidade da Concessão

Já ouviu aquela expressão: cada escolha é uma renúncia?

Primeiramente, é preciso acabar com a ideia de dar conta de tudo. Tudo é muita coisa e o nosso tempo é um recurso limitado a 24 horas por dia, sete dias por semana, 30 dias no mês e 12 meses no ano. Então, tudo não cabe neste período de tempo. A boa notícia é que cabe muita coisa no seu tempo, especialmente se você fizer uma boa gestão dele.

Para ter uma boa gestão de tempo você precisará aceitar que tempo é uma troca, enquanto essa ideia não for internalizada você ficará muito frustrada. Estamos sempre escolhendo uma coisa em detrimento de outra, ou seja, TEMPO É CONCESSÃO.

Sobre as concessões que você faz com seu tempo te indico o episódio 5 do podcast Cérebro e Carreira.

Se você faz suas escolhas de forma CONSCIENTE, normalmente, termina o dia com uma boa sensação em relação a sua produtividade. Por outro lado, se você vai vivendo seu dia escolhendo o que fazer, mas sem consciência das escolhas você tende a se sentir frustrada, estressada, cansada e/ou improdutiva.

Dica 2: Avaliar a Entrega em Qualidade e Velocidade

Abandone a perfeição e foque na eficiência!

Essa dica vai doer um pouco nas perfeccionistas, mas se o objetivo é gerir melhor o tempo será bem importante. Se você é o tipo de pessoa muito detalhista, não aceita fazer nada mal feito e vai até o final para que cada entrega seja perfeita, tenho um alerta para você! Talvez suas expectativas estejam bloqueando muito a sua gestão de tempo.

É claro que gostamos de fazer as coisas bem feitas, mas existe um EQUILÍBRIO muito saudável entre o tempo que vai dedicar a uma tarefa, ou seja, a VELOCIDADE que vai realizá-la; e a QUALIDADE do resultado.

Pergunta-chave: vale a pena continuar melhorando essa tarefa por mais tempo ou será mais estratégico encerrá-la, pois ela já está satisfatória, e ganhar mais tempo para outra atividade?

Tem uma frase dita frequentemente que eu não concordo: “o jeito que você faz uma coisa é o jeito que você faz tudo”. Na minha vida isso não se aplica, eu faço muitas coisas sem “perfeição” para que eu possa ter mais tempo para fazer outras coisas muito bem feitas.

Eu considero estratégico fazer uma parcela das coisas considerando mais a velocidade do que a qualidade, enquanto outras coisas necessariamente faz sentido eu dedicar mais tempo, portanto uma menor velocidade e maior qualidade.

Resumindo: devemos fazer as coisas no nível de qualidade e velocidade estratégico para que a gente não perca a velocidade das entregas.

Dica 3: Aceitar os Imprevistos

Os imprevistos fazem parte da vida, então é importante aprender a lidar com eles.

É muito comum que as pessoas fiquem chateadas no dia a dia quando as coisas não saem como planejado. Os imprevistos sempre vão existir. E a gente não precisa rejeitá-los ou achar que nossa semana foi por água abaixo só porque ocorreu um imprevisto. Como eu conto nesse artigo, para ter uma boa gestão do tempo precisamos ser capazes de nos RE-ADAPTARMOS sempre que preciso para que, de modo geral, a produtividade continue funcionando.

Ao pensar na sua gestão do tempo é importante você saber que cada vez que aparece um imprevisto você escolhe agir nele em detrimento de tudo mais que estava planejado. Contanto que essa escolha seja uma escolha consciente você está certa, se aquele acontecimento não pode ser previsto e é realmente urgente, ele precisa da sua atenção naquele momento e será necessário replanejar todo o resto.

O problema vai existir se a sua rotina passar a ser guiada pelos imprevistos. Nesse caso, surge a sensação de que você poderia ter previsto aquele tipo de urgência e não fez, ou seja, a falha está no planejamento.

Dica 4: Começar pelo Pior

Essa dica vai ajudar na sua motivação.

Comece pela tarefa mais difícil ou a mais importante que assusta um pouco, ou até aquela tarefa chata, burocrática, repetitiva. A recomendação é que você comece por ela, pois no começo da sua jornada de trabalho o seu cérebro está mais descansado e, por isso, ele tende a funcionar melhor. Então, a ideia é aproveitar seu melhor estado mental para dar conta da tarefa mais difícil e, consequentemente, se sentir satisfeita depois de realizá-la.

Começar o dia de trabalho dando check em uma tarefa muito difícil vai trazer motivação, ativando o sistema de recompensa pela dopamina no seu cérebro, e gerando uma vontade de continuar sendo produtiva ao longo do dia.

Em contrapartida, se você inicia seu dia enrolando, postergando, fazendo atividades pela metade, enviará ao seu cérebro a mensagem contrária e tem mais chances do seu dia inteiro ser menos produtivo. Quer saber mais sobre o temas?

Nessa fase é legal também você pensar uma forma de organizar suas tarefas de acordo com a sua energia. Então, nos momentos em que você se sente mais ativa você organiza para fazer as tarefas mais importantes e no final do dia que você já está mais cansada você deixa tarefas mais simples.

Dica 5: Fazer Pausas Inteligentes

Ser produtivo não é produzir mais, é produzir melhor.

Sabia que fazer pausas é importante para a gestão do tempo? Mas não é qualquer pausa que re-energiza e ajuda a produtividade. Algumas pessoas usam suas pausas para reclamar do colega de trabalho ou do chefe ou para rolar o feed do Instagram vendo fotos de vidas perfeitas e sentindo inveja. Isso não é uma pausa inteligente, pois faz com que você drene ainda mais a sua energia e volte para o trabalho ainda mais incomodada.

Uma Pausa Inteligente é aquela em que você usa o seu tempo de descanso para fazer alguma coisa que te energize para que você retorne às suas atividades do dia.

Pode ser um café, um chá, 5min de sol, uma caminhada, um alongamento, uma conversa sobre algum assunto interessante, assistir um vídeo engraçado, ler um pouco um livro que você gosta, enfim o que você vai fazer nessa pausa inteligente depende de você, de você se conhecer e saber uma pequena atividade que tem a capacidade de te reenergizar em apenas cinco ou dez minutos.

Esse vai ser o seu Hábito de Energia que você pode aplicar para pausas estratégicas ao longo do dia do seu trabalho. O interessante é que depois de uma pausa inteligente você volte a trabalhar com seu nível de produtividade totalmente resgatado E, assim, você consegue entregar mais.

Se você se interessa pelo tema e quer aprender ainda mais, te indico o vídeo “5 passos para você realizar mais“!